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SK特許業務法人
〒150-0012
東京都渋谷区広尾3-12-40
広尾ビル4階
TEL 03-6712-6985
FAX 03-6893-1412

SK特許業務法人の知財戦略ブログ

SK特許業務法人 特許実務メモ

 


お洒落な広尾で素敵なメンバーと一緒にスキップしませんか?

 

SKIPでは、事務開発部門の女性陣(一部男性陣・・・)ひとりひとりが、家庭と仕事を両立させながら、自ら挑戦する機会、自らキャリアを選択する機会を持つことができるように、SKIP独自の【フレックス勤務+短時間勤務+リモート勤務(在宅勤務)+恵まれた報酬体系】で女性陣(一部男性陣・・・)の広尾の知財系☆キラキラ☆働き方改革をサポートしています。

 

【プロフィットセンターとしての事務開発部門】

Google、ドキュメンタリー映画「CODEGIRL」を公開 

女の子の涙とプログラミングは武器になる♥  イケてるコードでキニナル坪コーチのハートをノックアウト♪  

 

SKIPでは、事務開発部門の役割を弁理士・特許技術者の単なるサポート役であるとは考えておらず、事務開発部門自ら付加価値を生み出す、【プロフィットセンターとしての事務開発部門】と位置づけています。そのため、SKIPの事務開発部門には、下記のような優秀な人材が揃っています。

▼ 事務開発部門 兼任 弁理士・弁護士(3名)

金 玉蘭 [Yulan JIN] 

※中国弁護士/法学士/2015.04入社

※2015年より知財関連業務に従事

※中韓台秘書・特許翻訳・意匠・商標兼任

石井 太郎 [Taro ISHII] 

※弁理士/通訳案内士(英語)/法学士/2015.12入社

※2015年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・意匠・商標・特許翻訳・システム開発兼任

篠 まどか [Madoka SHINO] 

※弁理士/国際学士/2016.01入社

※2008年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・意匠・商標・システム開発兼任

 

▼ 事務開発部門(秘書・経理・システム開発:愛称 Code Girls)(7名)

安倍 良和 [Yoshikazu ABE, Ph.D.]

※工学博士/2011.08入社

※2011年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・経理・システム開発兼任

K. K. 

※米国短大卒/2014.03入社

※2014年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・経理・システム開発兼任

S. Y.

※フランス大学国際関係修士/2014.03入社

※2013年より知財関連業務に従事

※国内秘書・中韓台秘書・欧米秘書・システム開発兼任

K. T. 

※アメリカ文学修士/2014.08入社

※2013年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・システム開発兼任

J. O. 

※ロシア語学士/2015.07入社

※2015年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・総務・庶務・システム開発兼任

A. K.

※経済学士/2016.05入社

※2013年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・システム開発兼任

M. N.

※経済学士/2017.05入社

※2003年より知財関連業務に従事

※国内秘書・欧米秘書・システム開発兼任

 

例えば、語学が得意な人材には、英語・中国語・韓国語などの流暢な語学力を活かして、欧米または中韓台などのクライアント向けに国際的な仕事をしてもらっています。また、ITが得意な人材には、経理・報告・期限管理などの定形業務について、手作業を可能な限り減らしてエクセルマクロ・ワードマクロ・ウインドウズマクロなどを用いた効率化を推進してもらっています。さらに、秘書グループには、年金管理・審査請求・意匠・商標なども含めた売上の立つ業務も一部担当して、利益を生み出すプロフィットセンターとして活動してもらっています。

また、弁理士・特許技術者と、秘書グループとの間で利害対立などが生じることを予防し、弁理士・特許技術者のニーズを事務開発部門に伝え、事務開発部門の不満を弁理士・特許技術者に伝えるために、特許技術者から人事異動した安倍良和(工学博士)に事務開発部門の中心人物として活躍してもらっています。

 

とある事務開発部門のメンバーの一日のスケジュール】

08:00 起床 

09:30 通勤 中目黒に住んでいるので、通勤はカジュアルに自転車で15分

09:54 出社 PCに電源を入れてちょっとコーヒー笙。

10:10 チャットワーク・グーグルカレンダーで今日の仕事の予定を確認

10:22 特許庁に提出する書類を、PATDATAと連携したワードマクロで作成

10:35 インターネット出願端末を操作して、特許庁にデータ送信!

10:56 出願済みデータを、ウインドウズマクロで一発ダウンロードしてPDFに自動変換

11:15 PATDATAにデータを入力して期限を消しこみ

11:31 中国語の報告書・請求書を・ワードマクロ・エクセルマクロで作成

11:50 ドロップボックスを使って台湾のクライアントに中国語の報告書・請求書を納品

12:14 秘書グループの同期と一緒に女子会ランチ♪

13:30 ヨーロッパのクライアントから商標登録出願の依頼! 私がやりますっと宣言!

14:23 弁理士と商標登録出願の方向性の打ち合わせ

14:48 IPDLにアクセスして先願線登録商標の称呼検索+指定商品の検討

15:15 ヨーロッパのクライアントにサーチ結果+指定商品の提案を報告

15:45 早速、ヨーロッパから出願の指示ゲット 今日中に特許庁に出しちゃうぞ!

16:48 ちょっとイングリッシュティーで休憩

17:00 秘書同士の情報共有会

18:14 商標登録出願の書類の最終確認+インターネット出願端末を操作

18:30 出張から帰ってきた所長さんがお菓子の差し入れ

19:00 英文報告書・請求書を・ワードマクロ・エクセルマクロで作成

19:15 ドロップボックスを使ってヨーロッパのクライアントに英語の報告書・請求書を納品

19:29 明日のタスクを先輩秘書と確認

19:46 退社 途中で食材を買ってかえんなきゃ・・・中目黒の東急スーパーは使えるわ♪

20:10 帰宅 中目黒の愛しのマンションに到着!

22:00 就寝

 

とある事務開発部門のメンバーにインタビュー】

SKIPのワークフロー全体を見据えて前向きに事務開発部門の業務に取り組むこだわりの仕事人

 

■納得できるまでワークフローの改善に取り組む

 

私が最近関わったのは、事務開発部門のワークフローの改善プロジェクトです。このプロジェクトでは、報告書・請求書・期限管理のワークフローの改善を中心に行いました。、報告書・請求書・期限管理については、事務開発部門だけで完結するものではなく、弁理士・特許技術者、経理、さらにはクライアントにも影響を与える重要な情報を取り扱うわけなので、どのような案件であってもうまくフローが流れるように、余計な手作業を極力省く”引き算のワークフロー”を意識し、シンプルで堅実なフローと、ITに詳しくないメンバーでも容易に使いこなせるようなユーザーインターフェースとの共存を目指しました。ここに至るまでには、事務開発部門の内部の打ち合わせに加えて、システムを統括している伊藤弁理士と何度も意見をやりとりし、最終的に数十回にもわたるバージョンアップを繰り返しました。

 

ワークフローを構築する際に意識しているのは、自分が納得できるまで突き詰めて考えることです。例えば1つのフローを改善するときでも、他のフローに波及する影響についても検討し、フロー同士の組み合わせを少しずつ変えて実際の業務を動かしながら確認するという作業を納得できるまで繰り返します。そのようにこだわりは持ちつつ、一方で自分のアイデアに固執せず、他の事務開発部門のメンバーや、弁理士・特許技術者、さらにはクライアントにとって使いやすいワークフローとするように心がけています。

 

■数多くの仕事で培われたスピードと秘書としての勘

 

事務開発部門にはクオリティだけではなくスピードも求められます。限られた時間のなか、常に最良のアウトプットが必要とされるので、他の人が担当している作業についても頭の中でイメージをまとめておくようにしています。後はそれをマニュアルやシステムに落とし込めばよいので、ワークフローの構築作業にスムーズに入れますよね。 それとIT関係の知識の引き出しを増やすことも重要です。たとえば伊藤弁理士に「こういうものを作りたいんだよね」と言われたときに、IT関係の知識の引き出しがあれば事務開発部門としての業務を行うなかで勘を働かせて「あのエクセルマクロ機能が使えるかも」とすぐに対応できます。また、ワークフローを改善するためにどんな機能を実装し、どんなマニュアルを整備すればよいかについてのアイデアは、事務開発部門としてのアウトプットの数にかかっています。そのため若い事務開発部門のメンバーに対しては、自分ができることを積み上げて、焦らずに小さな改善作業を続けることが大事という話をしています。

 

■特許事務所の根幹を担う事務開発部門を強くすることが目標

 

事務開発部門で常に心がけているのは、前のめりに手を動かす組織であることです。たとえば弁理士・特許技術者から受け取った書類をそのままドロップボックスに格納してクライアントに報告するのではなく、こちらからも積極的に報告書の内容・スタイルについて提案する。私たち事務開発部門は実際にクライアントが触れる報告書・請求書・リマインダーに責任を持っていますが、単にオペレーターとして言われたことをやるというのでは、その責任を果たすことはできません。 また現在のSKIPには、プロフィットセンターとして稼げる事務開発部門になろうという方向性がありますので、事務開発部門にも積極的に意見を発信していくことが求められています。そうした期待に応えて、特許事務所の根幹を担う組織をもっと強くしていきたいですね。

 

【SKIPに就職して、素敵な先輩と一緒に☆キラキラ☆してみない?】

 

上記のとある事務開発部門のメンバーのインタビューのように、SKIPに就職すれば、【プロフィットセンターとしての秘書グループ】で素敵な広尾のち財形☆キラキラ☆働き方改革を満喫しながら高年収を獲得できます!

 

また、SKIPでは、SKIP独自の【フレックス勤務+短時間勤務+リモート勤務(在宅勤務)+恵まれた報酬体系】に加えて、下記のような【近距離手当】制度(支給額3万円)もあるので、希望者には広尾・代官山・中目黒・恵比寿などに住んでもらうことが可能です。

 

【事務費用の半減 + 事務開発部門の高年収 の両立】

SKIPでは、【プロフィットセンターとしての事務開発部門】を実現するために、伊藤弁理士が作ったソフトを使って、PatDataと業務システムの連携を図ることによって、業務効率の大幅アップに成功しています。 一般的な特許事務所では、一つ一つの作業を手作業で行っているために余計な時間が発生しています。例えば、手作業では、特許料の納付書を10通作成するのに、約15分程度の時間がかかってしまいます。データベースからデータを流しこんで、HTML化して、案件フォルダを開いて、そこにコピーをするという作業がどうしても発生するからです。

SKIPでは、このような作業を効率化することによって、事務費用の半減に成功しています。事務費用を減らすことができれば、SKIPの利益率を保ちつつ、事務開発部門の高年収を実現した上で、クライアントへの請求金額を減らすことができます。そうすれば、事務開発部門の人材定着率も向上して、SKIPへの業務発注量が増えますので、SKIP経営陣、事務開発部門、クライアントの三者間でWin-Winの関係を作ることができます。

具体的には、SKIPでは、伊藤弁理士が作ったプログラムを使うことによって、10件の書類作成にかかる時間を15分から1分にまで短縮することに成功しました。事務作業の中には、効率化が難しいものもありますが、効率化が可能なものを10倍に効率化することによって、事務費用を半減させることができます。

この効率化の効果はSKIPが成長するに従ってだんだんを大きくなります。従来実務では、案件数が10倍になれば、必要な時間は15分から150分に増えていましたが、SKIPのやり方では、10倍に増えても、作業時間は、3分程度すむからです。150分が3分になるという劇的な効率アップになります。

SKIPは取り扱い件数が順調に増加しています。規模拡大に伴って、利益率の低下(=請求額のアップに繋がります)にならないように、事務開発部門を中心に常に効率化のネタを仕込んでいます。

 

【サービス残業ゼロ】

 

SKIPでは、事務開発部門の皆さんには、働いたら働いただけ、フルに残業代を付けてもらっています。そのため、いわゆるサービス残業は一切ありませんので安心して働いてください!もっとも、残業を強制しているわけでもありませんので、たくさんお金を稼ぎたいのか、自由時間を確保するのを優先するのか、家事・育児などを優先するのか、各自の価値観に合わせて仕事をしてもらうようにしています。

 

【事務ボーナス】

 

SKIPでは、事務開発部門の皆さんにも、SKIPの業績に貢献してもらうモチベーションを高めてもらうために、下記のような事務ボーナスの制度を設けています。そのため、毎年6月+12月には、素敵なボーナスのプレゼントが待っていますよ(ちなみに、毎年の年初にボーナス契約を結びますので、ボーナスは契約通り必ず払われます)。

 

事務ボーナスの計算法 

夏・・・2016.12~2017.05の(配分される売上額)*2%/事務担当で按分して6月末支給

冬・・・2017.06~2017.11の(配分される売上額)*2%/事務担当で按分して12月末支給

効率化達成ボーナス・・・四半期ごとに所定の累積ワーキングタイムに基づく人件費(外注人件費を含む)が予算を下回った場合には、予算との差額を効率化達成ボーナスとして四半期末ごとに支給

決算・・・2017.01~2017.12の(SKIPの配分される売上額)の年間売上10%-事務報酬総計(つまり、少ない秘書グループのメンバーで多くの業務を効率よくこなしたことによる業績連動報酬)に加えて、年金管理・審査請求などの売上の立つ業務を秘書グループでこなした場合の粗利×歩合(秘書グループのプロフィットセンター化を進めたことによる業績連動報酬)を事務担当で按分して1月末支給

 

【近距離手当】


◆制度設計:

超超近距離手当:Google Mapの表示でオフィスまで徒歩20分以内 支給額3万円

超近距離手当:Google Mapの表示でオフィスから4km以内 支給額1.5万円

近距離手当:定期代が1万円未満の場合 支給額1万円

原則:1ヶ月の定期代


◆制度趣旨:
この制度導入の目的としては、オフィスの近くに住むことで通勤による時間損失・体力損失を減らして、 所員の仕事・勉強の能率を向上させることです。

通常の会社では、交通費は全額支給していますので、交通費の自己負担は0円です。 そうすると、東京からなるべく離れて家賃の安い場所に住むほうが、家賃を除いた可処分所得が増えることになります。 これは言い換えると、会社から遠くに住むことを、制度上、推奨しているとも言える状態です。 本人にとっても事務所にとっても好ましい状態ではありません。

例えば、通勤時間1.5時間、家賃5万円の家に住んでいる人の中には、3万円の補助があれば、 家賃8万円の広尾の家を借りようとする人が出てくるかも知れません。 この場合、今回導入した制度により、本人の負担増がなく、広尾に住むことが可能になります。

会社から見ると、交通費として支払う3万円と、家賃補助として支払う3万円は同じですが、 家賃として3万円が活用された方が本人・事務所の双方にとっていい状態だと思います。 このような状態にするのが、経営目標であり、この制度導入の趣旨です。


【最高のPC環境】

SKIPでは、特許業界の仕事の内容はソフト開発の仕事に近いと考え、IT業界では当たり前の最高のPC環境を所員に提供しています。具体的には、全所員のPCTモニタを27インチの高解像度モニタ(希望者には2台以上のマルチモニタや40インチの4Kモニタも支給)にしています。


また、以下の様な設備投資も行い、SKIPの所員が最高の環境で仕事に打ち込めるようにしています。

◆HDDのSDD換装
◆インテル製のデュアルコアCPU(Core i5以上)搭載

◆メモリは8G以上積む

◆NVIDIA製のマルチモニタ+高解像度対応のグラフィックボード(GForce)搭載
◆ギガビットのLan ボード搭載
◆ネット接続を光フレッツギガラインにする(NGN網なのでセキュリティも強固で早いです)


【月1の飲み会&女子会】

SKIPでは、所員のやる気を向上させるために、こまめな打ち上げをすることが重要であると考え、「月1の飲み会&女子会」を導入しています。月 末が近づいてくると、奥野が財布の中から数万円の現金を所員に渡して、奥野&伊藤の経営陣抜きで、男性陣には夜の飲み会、女性陣には昼の女子会に繰り出し てもらっています。飲み会の領収書&お釣りはSKIP内にあるお賽銭箱に放り込んでおき、年末に経費精算して、残ったお釣りで忘年会を開いています。なお、飲み会&女子会は出席は強制ではありません。参加したい人だけ参加してもらって日頃の鬱憤を(奥野や伊藤の悪口を言って)晴らしたり、渋谷や代官山や恵比寿や広尾のおしゃれなレストランの食事を楽しんだりして、所内メンバー同士のコミュニケーションを良くして気持よく次の仕事に取り組んでもらうことを期待しています。

 

興味がある人は、以下のページもご参照下さい。

応募の秘密は当然厳守します。

SK IP LAW FIRM採用ページ